Concevoir le système de réunions par niveau et son escalade
Décider quelle réunion tient chaque niveau, quand et pour quoi, pour que le bas remonte à temps et que chaque problème monte jusqu’à qui peut le résoudre.
La tâche en chiffres
- Vous rend
- 0,1 h par moispar équipe ; elle prend aujourd’hui de 0,3 à 0,8 h par mois
- Elmira aujourd’hui
- Accompagne
- Fréquence
- Annuelle
- Qui la fait aujourd’hui
- Responsable
- Version
- Elmira Manager
Ce qui fait mal aujourd’hui.
Les réunions se chevauchent, et l’information arrive tard en haut.
Personne ne sait quel problème revient à quel niveau.
Chaque équipe tient sa réunion à sa façon, et on ne peut pas les comparer.
Un système de management quotidien est une chaîne de réunions : l’équipe le matin, le superviseur ensuite, la direction en dernier, chacune avec son ordre du jour, son tableau et ce qui remonte à la suivante. Le concevoir demande de décider quelle réunion tient chaque niveau, d’ordonner leur calendrier, de fixer ce qui remonte et quand, et d’écrire le standard de chacune. Sans cela, les réunions se chevauchent, l’information arrive en retard et les problèmes restent là où personne ne peut les résoudre.
Se fait aujourd’hui avec
- Personne experte
- Réunion en présentiel
- Papier et tableau blanc
- Tableur
- Présentation
- Outil de diagrammes
Chaque étape, aujourd’hui et avec Elmira.
Obeyaka apporte les réunions de la méthode, le briefing et le débriefing de chaque équipe et le planning de chaque période, avec leur guide et leur compte rendu. Dans l’application, vous fixez le jour et l’heure de chacune ; ce qui remonte reste à vous.
| Étape | Aujourd’hui | Avec Elmira |
|---|---|---|
| Définir quelle réunion tient chaque niveau, pour quoi et qui y assiste | Réunion en présentiel, Présentation1 h – 3 h | Obeyaka (web) |
| Ordonner le calendrier, pour que le bas arrive d’abord en haut | Tableur, Personne experte30 min – 1 h | Obeyaka (web) |
| Fixer ce qui remonte d’un niveau à l’autre, et quand | Personne experte, Outil de diagrammes30 min – 1,5 h | Toujours à la main |
| Rédiger l’ordre du jour et le compte rendu standard de chaque réunion | Présentation, Papier et tableau blanc1 h – 2 h | Automatique |
| L’enseigner à ceux qui animent | Réunion en présentiel, Présentation1 h – 2 h | Toujours à la main |
La conversation
Pas de conversation d’exemple : l’application web d’Obeyaka le fait, ou cela arrive plus tard.
Cela arrive à votre équipe ?
Réservez une démo et nous vous montrons Elmira en train de faire cette tâche.
Plus de cas de rituels et management quotidien
- Animer la réunion quotidienne de début de posteLe tableau montre des données vieilles de plusieurs jours, et personne ne s’y fie.
- Animer le briefing hebdomadaire de l’équipeLa réunion passe à chercher des données au lieu de décider.
- Animer le débriefing hebdomadaire de l’équipeLa semaine se clôt sans regarder en arrière, et les mêmes problèmes reviennent.