Prévenir chaque responsable de l’action qui lui a été confiée
Que chaque personne sache, le jour même, quelle action lui a été confiée, pour qui et pour quand.
La tâche en chiffres
- Vous rend
- 1,4 h par moispar équipe ; elle prend aujourd’hui de 1,4 à 4,3 h par mois
- Elmira aujourd’hui
- S’en charge
- Fréquence
- Hebdomadaire
- Qui la fait aujourd’hui
- Analyste
- Version
- Elmira Junior
Ce qui fait mal aujourd’hui.
Qui n’était pas à la réunion ne sait pas qu’il a une action.
L’avis se perd dans les e-mails, et l’action arrive à échéance sans avoir commencé.
Prévenir chacun, un par un, prend l’après-midi.
Une action confiée en réunion à quelqu’un qui n’y était pas n’existe pas pour lui tant qu’il ne l’apprend pas. L’analyste envoie à chaque responsable un e-mail ou un message avec ce qui lui revient, puis lui précise ce qui est attendu. Si l’avis se perd, l’action arrive à échéance sans que personne ne l’ait commencée.
Se fait aujourd’hui avec
- Réunion en présentiel
- E-mail et messagerie
Chaque étape, aujourd’hui et avec Elmira.
Quand on confie une action à quelqu’un, Obeyaka le prévient dans sa boîte et, s’il a parlé à Elmira dans la journée, sur WhatsApp, où il peut lui demander ce qui est attendu. À l’échéance, elle la lui rappelle aussi.
| Étape | Aujourd’hui | Avec Elmira |
|---|---|---|
| Dire à chaque responsable ce qui lui revient | E-mail et messagerie10 min – 30 min | Automatique |
| Lui préciser ce qui est attendu, pour qui et pour quand | E-mail et messagerie, Réunion en présentiel5 min – 15 min | |
| La personne accepte l’action, ou demande à la changer | E-mail et messagerie | C’est votre décision |
| La lui rappeler quand elle arrive à échéance | E-mail et messagerie5 min – 15 min | Automatique |
La conversation
Diego Fuentes vous a assigné « Réviser le compresseur 2 ».
- Camila, technicienne de maintenance
Qu’est-ce que je dois faire exactement, et pour quand ?
Réviser le compresseur 2, pour Diego Fuentes, dans l’objectif « Réduire les heures d’arrêt ». Échéance le vendredi 16 octobre, et elle est terminée quand il passe l’essai de pression sans fuite.
Cela arrive à votre équipe ?
Réservez une démo et nous vous montrons Elmira en train de faire cette tâche.
Plus de cas de actions et suivi
- Recueillir l’avancement du terrainL’avancement arrive de vive voix, tard ou jamais.
- Enregistrer les actions du planLes accords restent dans le carnet de qui a pris les notes.
- Relancer les actions en attente et en retardRelancer chacun prend des heures chaque semaine.